Les formalités qui accompagnent la création d’entreprises

18Créer une entreprise est un projet important qui mérite une attention particulière pour sa réussite. Cela se fait donc, suivant une certaine démarche. Par conséquent, le processus doit suivre plusieurs étapes. Entre autres, la création du projet d’entreprise, l’immatriculation de l’entreprise, mais aussi la déclaration des bénéficiaires effectifs.

Une fois que l’entreprise est créée, il doit également se conformer à un certain nombre d’obligations. Notamment la tenue des registres obligatoires en entreprise etc. Lesquelles doivent être mises à jour de façon continue. Découvrez donc dans cet article, tout ce qu’il faut faire pour créer une entreprise.

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L’immatriculation de l’entreprise et la déclaration des bénéficiaires effectifs

Dès que vous avez constitué votre projet d’entreprise, l’immatriculation est la démarche qui va donner vie à votre société. Cette demande doit être accompagnée de la déclaration des bénéficiaires effectifs. Laquelle permet aux autorités de connaître le profil de la personne dont dépend la conduite de la société créée.

Quelle démarche pour immatriculer son entreprise ?

Pour immatriculer votre entreprise, vous devez :

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• Procéder à la rédaction de ses statuts ;
• Procéder à la réalisation des apports en capital social ;
• Procéder à la signature des statuts et à la nomination des dirigeants de l’entreprise ;
• Procéder à la publication d’un avis de constitution au journal des annonces légales ;
• Remplir le formulaire de demande d’immatriculation.

Une fois que vous avez effectué toutes ses actions, vous pouvez procéder au dépôt de la demande avec l’ensemble des justificatifs nécessaires.

Quid de la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Depuis le 1^er août 2017, faire la déclaration des bénéficiaires effectifs est inhérent à la création d’une société commerciale, mais aussi d’autres entités. Entre autres, les sociétés civiles et les groupements d’intérêt économique.

On appelle bénéficiaire effectif, une personne physique dont l’action détermine la conduite d’une entreprise. C’est le responsable légal de la société. À ce titre, il doit disposer d’au moins 25 % des parts d’une société.

Cette déclaration n’est pas figée et doit continuellement être mise à jour.

Déclaration des bénéficiaires effectifs : pour quelle société ?

Normalement, toutes les sociétés françaises sont tenues par l’obligation de déclarer les bénéficiaires effectifs lors de leur création. Cependant, certaines entreprises bénéficient d’une exemption à cette procédure. Notamment, les entreprises individuelles. Cela semble bien logique lorsqu’on comprend l’enjeu de la déclaration.

En effet, la déclaration des bénéficiaires effectifs permet aux autorités étatiques d’identifier les personnes dont dépend la survie d’une société et qui sont responsables de celle-ci devant la loi et le fisc. Or, il est très simple de déterminer qui contrôle une entreprise personnelle. Il n’y a donc plus nécessité de procéder à une déclaration des bénéficiaires effectifs.

Les sociétés commerciales (SAS, SASU, SARL, EURL, etc.), les sociétés civiles et toutes les associations immatriculées au RCS doivent effectuer une déclaration de bénéficiaire effectif après leurs créations.

Pourquoi faire la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs permet aux autorités de :

• Suivre le flux d’argent de la société pour lutter contre le blanchiment d’argent ;
• Lutter contre la fraude fiscale ;
• Lutter contre le terrorisme.

En effet, en identifiant le maillon d’une société, l’État, sait qui, il doit saisir en cas de problème. L’entreprise n’étant pas une personne physique, il faudra bien que quelqu’un réponde de ses actes. Et cette personne ne peut être autre que celui qui commande.

Bien sûr, le registre des bénéficiaires effectifs n’est pas un document public. Il n’est donc pas possible qu’une personne non habilitée entre en sa possession. Néanmoins, certaines entreprises disposent du droit de réclamer la communication de ce document.

Comment remplir le formulaire de déclaration des bénéficiaires effectifs

Le formulaire de déclaration des bénéficiaires effectifs est accessible sur le site officiel d’informations administratives pour les entreprises. C’est le Cerfa* 16062*01. Une fois téléchargé, le dirigeant de l’entreprise en personne doit remplir le formulaire, le dater et y apposer sa signature. Le document ainsi rempli doit être adressé au greffe du tribunal de commerce.

Ce dépôt doit d’effectuer au moment de la création de l’entreprise ou dans un délai de 15 jours supplémentaires. Puisque le registre des bénéficiaires effectifs est continuellement mis à jour, tout nouveau changement dans l’entreprise relatif à la direction doit être notifié aux autorités. Par exemple, s’il y a un nouvel actionnaire dans l’entreprise dont l’action surpasse celle de l’ancien bénéficiaire effectif, une modification doit être apportée au registre des bénéficiaires effectifs. Et cela, dans un délai de 30 jours.

Pour remplir le formulaire de déclaration des bénéficiaires effectifs, le responsable doit apporter des informations sur la société, sur l’identité du/des bénéficiaire(s) effectif(s) et sur le système de gestion de l’entreprise.

Voici un tableau récapitulatif de tout ce qu’il faut pour remplir le formulaire de déclarations des bénéficiaires effectifs.

Informations sur la société	Informations sur le(s) bénéficiaire(s) effectif(s)	Le système de gestion de l’entreprise
·        Forme juridique ; ·        Raison sociale ; ·        mention RCS et le nom de la ville où se trouve le greffe où l’entreprise est immatriculée ; ·        adresse du siège social ; ·        numéro unique d’identification. Faut-il noter que si vous déposez le formulaire en même temps que la demande d’immatriculation, il est possible que vous n’ayez pas encore un numéro d’immatriculation. Dans ce cas, cochez la case “Intercalaire (Suite des M0 — M2 — M3)”.	·        Civilité : Monsieur, Madame, Docteur, président ou présidente. ·        Nom du/des bénéficiaire(s) effectif(s) ; ·        Prénom du/des bénéficiaire(s) effectif(s) ; ·        Date et lieu de naissance du/des bénéficiaire(s) effectif(s) ; ·        Adresse du domicile du/des bénéficiaire(s).	Pour chacun des bénéficiaires effectifs, veuillez sélectionner l’une des options entre celles proposées ci-dessous :   ·        détention, directe ou non, de plus de 25 % du capital social de la société ; ·        détention, directe ou non, de plus de 25 % des droits de vote ; ·        détention directe ou indirecte de moins de 25 % du capital : Une personne disposant de moins du quart du capital de l’entreprise peut être bénéficiaire effectif s’il dispose d’un grand contrôle sur l’organe de gestion. ·        Représentation légale de la société : Cette option est choisie si le bénéficiaire effectif ne dispose d’aucun des 3 statuts précédents.

Quel est le coût de la déclaration ?

Selon le moment et l’objet de la déclaration, le coût peut varier. Si la déclaration s’effectue en même temps la demande d’immatriculation, les frais de dépôts s’élèvent à 21,41 €, toutes taxes comprises. Si en revanche, la déclaration s’effectue dans un délai de 15 jours le dirigeant paiera plus du double pour son dossier. Très exactement 48 €, toutes taxes comprises. Pour apporter une modification à la déclaration du bénéficiaire effectif, il faut payer 44 € avec toutes les taxes.

Qu’est-ce qui se passe en cas d’absence de déclaration des bénéficiaires effectifs

Sera infligée une peine d’emprisonnement de 6 mois et une amende de 7 500 € à toutes personnes ayant inséré volontairement ou non, des fausses informations dans la déclaration des bénéficiaires effectifs. La même peine est infligée à tout dirigeant d’entreprise n’ayant pas procédé à cette déclaration dans le délai imparti.

La création des registres d’entreprises

Les formalités inhérentes à la création d’entreprises ne s’arrêtent pas à l’immatriculation ou à la déclaration des bénéficiaires effectifs. Effectivement, pendant sa période d’activité, une entreprise se conformer à certaines obligations légales. Entre autres, celle de constituer, tenir et conserver des registres obligatoires entreprise.

À quoi servent les registres d’entreprise ?

Les différents registres obligatoires en entreprise servent à tenir compte de tout ce qui se passe dans la société. Depuis les décisions de l’assemblée générale jusqu’au profil des stagiaires, tout doit être conservés pour le fonctionnement de l’entreprise, mais aussi pour permettre aux autorités d’avoir un aperçu sur la vie de l’entreprise.

Quels sont les registres juridiques obligatoires ?

Il existe trois registres juridiques obligatoires pour chaque entreprise. Chacun d’eux doit être continuellement tenu à jour.

Le registre des Assemblées générales (AG)

Le registre des Assemblées générales permet de conserver les procès-verbaux de chaque réunion des associés de la société. Pour une raison ou une autre, l’entreprise peut en effet avoir besoin de connaître les positions prises par tels ou tels autres associés à un moment donné.

La tenue de ce registre est une obligation légale pour toutes les formes de sociétés y compris bien sûr, les Sociétés Par Action Simplifié Unipersonnelles (SASU) et les Entreprises Unipersonnelles à Responsabilité Limité (EURL)

Le registre des mouvements de titres

Le registre des mouvements de titres permet de conserver l’ensemble de l’opération effectuée sur le capital social de l’entreprise. Entre autres, les cessions de parts, les donations, etc.

La tenue de ce registre est une obligation légale pour toutes les Sociétés Anonymes (SA) et toutes les Société par Action Simplifié (SAS).

Le registre des bénéficiaires effectifs

Le registre des bénéficiaires effectifs fournit des indications précises sur les personnes dont dépend la survie de l’entreprise.

La tenue de ce registre est une obligation légale pour toutes les formes de sociétés, sauf les entreprises personnelles.

Quels registres pour le personnel ?

Il existe trois registres pour le personnel. Chacun d’eux doit être continuellement tenu à jour.

Le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel permet de créer un dossier pour chaque salarié de l’entreprise. Dès l’embauche d’un nouvel employé, ou l’arrivée d’un stagiaire, le dirigeant à l’obligation d’établir un nouveau dossier pour lui. En cas d’absence de dossier ou de mise à jour de dossier, le salarié a le droit de réclamer une amende de 750 euros à l’entreprise.

Si un employé ou un stagiaire quitte l’entreprise, son dossier doit être conservé pendant 5 ans.

Le registre des délégués du personnel

Le registre des délégués du personnel tient compte des demandes de ceux-ci et des réponses qui y sont apportées. La tenue de ce registre est obligatoire pour toutes les entreprises, sauf celles qui disposent de moins de 10 salariés.

Le registre de repos hebdomadaire

Ce registre tient compte des repos hebdomadaires de chaque salarié. Ce registre est mis à disposition de l’inspecteur de travail pour lui permettre d’évaluer la position de l’entreprise en ce qui concerne le respect de ses obligations légales en ce qui concerne le repos hebdomadaire des salariés.

Quid des registres pour la sécurité de l’entreprise ?

Les registres pour la sécurité de l’entreprise sont les suivantes :

• Le registre des accidents du travail ;
• Le registre des contrôles de sécurité ;
• Le document unique d’évaluation des risques.

Chacun de ces documents tient compte des dommages que subissent les employés dans l’exercice de leurs fonctions.